Tes Rekrutmen Kerja

Analisis SWOT: Pengertian, Tujuan, dan Cara Melakukannya

Meeting dalam pekerjaan

Ketika membuat rencana atau strategi tertentu, kamu perlu melihat banyak faktor untuk dapat menentukan, rencana mana yang paling berpotensi dan bisa diwujudkan? Hal yang sama juga berlaku ketika kamu menghadapi suatu masalah dan membutuhkan solusi terbaik. Untuk itu, kamu memerlukan metode analisis SWOT yang akan membantu kamu menganalisis semua faktor penting. Nah, apa itu analisis SWOT? Yuk, cari tahu mengenai analisis SWOT, tujuan, fungsi, dan cara melakukannya. 

Apa Itu Analisis SWOT?

Analisis swot

Albert S. Humphrey mengembangkan analisis SWOT berdasarkan analisis terhadap data kinerja berbagai perusahaan yang masuk daftar Fortune 500, kemudian memperkenalkan metode SWOT di Institut Penelitian Stanford pada 1960-an. 

Analisis SWOT adalah teknik perencanaan, penyusunan strategi, dan penyelesaian masalah dengan mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman, yang berpotensi mempengaruhi bisnis (untuk UMKM, UKM, usaha kecil maupun perusahaan besar), suatu project, atau untuk kepentingan individu dengan tujuan pribadi atau profesional. 

Ada 4 elemen dasar yang menyusun SWOT, yaitu Strength (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunities (peluang/kesempatan), dan Threats (ancaman). Berikut penjelasannya:

  1. Strengths (kekuatan) adalah semua faktor internal yang menjadi kelebihan, keunggulan, keahlian, atau bisa pula sudah dimiliki/dikuasai. Kekuatan bisa berupa: keahlian yang dimiliki, kecerdasan atau IQ tinggi, modal usaha yang kuat, penguasaan terhadap suatu bidang keilmuan, dan sebagainya. 
  2. Weakness (kelemahan) adalah semua faktor internal yang menjadi kelemahan dan bisa menimbulkan dampak negatif. Contoh weakness: tidak percaya diri, tidak menguasai bahasa asing, karyawan yang tidak kompeten, pangsa pasar terbatas, citra brand lemah, kurang modal, dan lain-lain.
  3. Opportunities (peluang) adalah faktor eksternal yang biasanya baru diketahui setelah mengenali kekuatan dan kelemahan. Contoh peluang: keterampilan menggunakan perangkat teknologi, memiliki sertifikat dari pelatihan/kursus tertentu, ada investor potensial, memiliki networking yang luas, armada pemasaran kuat, tren pasar, memiliki banyak followers di media sosial, atau bisa pula tersedianya teknologi yang bisa dimanfaatkan untuk meningkatkan produktivitas kerja perusahaan.
  4. Threats (ancaman) merupakan hal-hal dari luar yang bisa menimbulkan masalah. Contoh: perubahan industri, kompetitor, persaingan bisnis, jumlah pencari kerja lebih banyak dari peluang kerja, riwayat penyakit, kurang keahlian maupun pengetahuan, dan masih banyak lagi.

Dalam pelaksanaannya, metode SWOT menekankan pentingnya memperhitungkan faktor internal maupun faktor eksternal dalam proses menyusun strategi tertentu atau ketika hendak menyelesaikan masalah secara efektif.

  • Faktor Internal – semua hal yang berasal dari dalam diri, dari dalam perusahaan, atau dari anggota tim kerja. Faktor internal akan lebih mudah ditemukan dan diatasi, karena kamu bisa mengontrol dan mengambil keputusan tertentu untuk melakukan perbaikan.
  • Faktor eksternal – semua hal yang terjadi di luar diri, di luar perusahaan atau organisasi, dan mempengaruhi penerapan strategi atau upaya mengatasi masalah. Karena faktor eksternal berasal dari luar, maka sedikit lebih sulit untuk mengatasinya, sehingga diperlukan upaya-upaya tertentu. 

Tujuan Analisis SWOT

Salah satu tujuan melakukan analisis SWOT, hasilnya bisa kamu jadikan pedoman untuk memahami situasi atau keadaan tertentu. Tujuan analisis SWOT lainnya, yaitu:

  • Memudahkan evaluasi suatu masalah berdasarkan faktor internal dan faktor eksternal yang mempengaruhinya. 
  • Memudahkan pemetaan berbagai faktor penting yang mempengaruhi rencana atau strategi.
  • Memprediksi kemungkinan terjadinya masalah atau adanya ancaman sedini mungkin sehingga bisa melakukan antisipasi dan pencegahan.
  • Mengetahui kelebihan dan kelemahan yang dimiliki sehingga bisa menyusun strategi terbaik agar tetap bisa bersaing dengan kompetitor. 
  • Untuk memudahkan proses analisis kompetitor demi memenangkan persaingan.
  • Mempermudahan penyusunan strategi dan pembuatan rencana pengembangan berkelanjutan.
  • Memudahkan pengambilan keputusan, baik untuk keperluan perencanaan dan pelaksanaan strategi, untuk melakukan inovasi, pengembangan produk, maupun dalam upaya menyelesaikan masalah.

Fungsi Analisis SWOT

Fungsi analisis SWOT

Selain memiliki tujuan, melakukan analisis SWOT juga mendatangkan banyak manfaat, baik bagi individu, bisnis, maupun bagi organisasi. Adapun fungsi analisis SWOT, di antaranya:

  • Keempat elemen dalam SWOT bisa menjadi acuan untuk melakukan perencanaan dan pelaksanaan strategi demi mencapai tujuan yang sudah ditentukan. Misalnya, tujuan profesional, target penjualan, tujuan bisnis, penyelesaian project, dan sebagainya.
  • Analisis SWOT memudahkan proses penyusunan rencana, implementasi rencana, hingga pelaksanaan dan penyelesaian masalah secara sistematis dan terstruktur.
  • Dapat memaksimalkan kekuatan yang sudah dimiliki sehingga mendatangkan keuntungan atau menciptakan peluang baru.
  • Analisis SWOT membantu menemukan kelemahan yang berpotensi mendatangkan kerugian, sekaligus memberi ide maupun cara terbaik untuk mengatasi kelemahan tersebut.
  • Membantu bisnis melakukan penyelesaian masalah secara lebih efektif dan efisien, termasuk melakukan antisipasi atas sepak terjang kompetitor yang mungkin saja akan menimbulkan kerugian.
  • Memudahkan pebisnis UMKM dan UKM untuk memahami secara jelas cara mengembangkan bisnis dengan lebih baik. Misalnya, dengan mengenali berbagai faktor eksternal dan internal yang ada di sekitar usaha, kemudian menentukan arah bisnis yang lebih tepat sasaran.
  • Mempermudah pebisnis kecil yang ingin mengembangkan usaha dengan cara mengajukan proposal untuk mendapatkan modal usaha. Sebab, di dalam proposal harus ada penjelasan mengenai kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang ada di sekitar usaha yang dijalankan.

Cara Melakukan Analisis SWOT

Cara melakukan analisis SWOT sebenarnya tergantung masing-masing individu/tim kerja dan disesuaikan pula dengan kebutuhan. Namun secara umum, berikut beberapa cara melakukan analisis SWOT yang tepat supaya kamu bisa mencapai target yang ditetapkan:

1. Membuat Matriks atau Diagram SWOT

Langkah pertama, kamu bisa membuat matriks SWOT, dalam satu bidang kosong yang terbagi menjadi empat bagian. Untuk faktor internal, tuliskan apa saja yang menjadi kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses). Kemudian tentukan faktor eksternal, yang meliputi peluang (opportunity) dan ancaman (threats).

2. Melakukan Analisis SWOT Harus Punya Tujuan yang Jelas dan Detail

Ketika memutuskan akan melakukan analisis SWOT, kamu harus sudah punya tujuan. Analisis SWOT yang kamu lakukan untuk menemukan apa? Misalnya, untuk menentukan arah bisnis, mengembangkan bisnis, memperluas pasar, mengenali diri sendiri, meningkatkan kolaborasi tim kerja, dan sebagainya.

3. Kumpulkan Setiap Individu atau Kelompok yang Berkepentingan

Maksudnya, kamu perlu mengumpulkan orang-orang yang nantinya akan terlibat pada hasil dari analisis SWOT yang kamu lakukan, misalnya stakeholder, pemangku kepentingan lainnya, anggota tim, relasi bisnis, anggota divisi lain, atasan, dan sebagainya. Jika analisis SWOT dilakukan untuk tujuan pribadi, maka pada bagian ini kamu perlu meminta pendapat orang lain yang mengenal kamu dengan baik.

4. Ajukan Pertanyaan Berdasarkan 4 Elemen SWOT, Kumpulkan Jawaban, dan Lakukan Evaluasi

Ajukan berbagai pertanyaan yang ingin kamu ketahui dari orang-orang yang sudah kamu kumpulkan. Catat semua jawaban yang mereka berikan, kemudian lakukan pengelompokkan berdasarkan 4 elemen dasar dalam analisis SWOT. Lalu, lakukan analisis.

5. Lakukan Diskusi dan Brainstorming

Untuk mendapatkan poin-poin yang detail, kamu bisa berdiskusi dengan beberapa orang dan melakukan brainstorming. Beberapa sudut pandang dan latar belakang berbeda akan memperkaya penemuan faktor-faktor penting sehingga hasil analisis SWOT yang kamu lakukan jadi lebih detail. Bahkan dari brainstorming, kamu bisa menemukan hal-hal baru yang sebelumnya tidak terpikirkan oleh kamu.

6. Bebaskan Pikiran dan Berpikirlah Secara Kreatif

Untuk menemukan hal-hal tak terduga, peluang bahkan ancaman, coba bebaskan pikiranmu dan mulailah berpikiran terbuka. Dengan cara ini, kamu bisa melatih pola pikirmu menjadi lebih kreatif, sehingga ide-ide baru pun mengalir. Adakalanya, cara berpikir kreatif akan membantu kamu menemukan solusi unik untuk menyelesaikan masalah pelik yang sedang kamu hadapi.

7. Kombinasikan Dua atau Lebih Elemen SWOT

Cara kreatif menemukan hal-hal baru atau alternatif lain untuk mengoptimalkan kekuatan yang kamu miliki, bisa dengan mengkombinasikan dua atau lebih elemen SWOT. Misalnya: 

  • Memadukan kekuatan dan peluang untuk menemukan cara optimal menonjolkan kekuatan internal yang dimiliki.
  • Kekuatan dan ancaman, untuk mengantisipasi potensi ancaman yang merugikan.
  • Kelemahan dan peluang, yang mana peluang bisa menutupi kelemahan.

Kapan Analisis SWOT Diperlukan?

Strength Weakness Opportunity Threat (SWOT)

Analisis SWOT sebenarnya bisa kamu gunakan kapan saja sesuai kebutuhan, misalnya 3 bulan sekali, 6 bulan sekali, atau setahun sekali. Beberapa situasi yang membuat kamu perlu melakukan analisis SWOT, di antaranya:

  • Saat hendak memulai bisnis yang membutuhkan perencanaan matang.
  • Terjadi perubahan tren dalam masyarakat yang menuntut kamu melakukan analisis sesegera mungkin.
  • Perubahan dalam internal bisnis, seperti pergantian pimpinan, restrukturisasi manajemen, bisnis mengalami penurunan.
  • Terjadi krisis ekonomi global, meningkatnya persaingan bisnis, dunia ekonomi mengalami resesi.
  • Adanya rencana pengembangan bisnis secara berkelanjutan.
  • Melamar pekerjaan ke perusahaan multinasional, mengikuti tes CPNS, melanjutkan pendidikan ke jenjang S2 dan S3, atau saat dapat undangan mengikuti interview kerja.

Contoh Analisis SWOT

Buatlah matriks SWOT dengan cara membagi satu bidang menjadi 4 bagian dan menuliskan keempat elemen dasar SWOT beserta poin-poin penting yang ingin kamu analisis.

1. Strengths atau Kekuatan

Tuliskan semua hal unik, keunggulan, atau keistimewaan yang kamu miliki. Beberapa pertanyaan yang bisa kamu gunakan untuk menemukan kekuatan yang kamu miliki, di antaranya:

  • Apa kekuatan atau kelebihan yang saya miliki dan tidak dimiliki orang lain?
  • Apa saja keunggulan produk atau jasa dari bisnis yang saya kelola?
  • Apa saja keunggulan sistem pemasaran yang sudah berjalan dengan baik dibandingkan kompetitor.
  • Berapa banyak pasar yang sudah didapatkan dan bagaimana citra brand di mata konsumen?
  • Apa saja pujian yang sering saya dapatkan dari orang lain?
  • Review positif apa saja yang sering dituliskan oleh pelanggan di media sosial terkait produk atau jasa dari bisnis yang dijalankan?
  • Apa yang membuat konsumen membeli produk atau menggunakan jasa dari bisnis saya?
  • Bentuk promosi seperti apa yang paling banyak mendatangkan penjualan?

2. Weaknesses atau Kelemahan

Data dulu sebanyak mungkin kelemahan yang terdapat dalam diri kamu (jika analisis SWOT dibuat untuk tujuan personal/profesional) atau kelemahan yang ada dalam bisnis. Misalnya:

  • Penyebab produk tidak laku di pasar.
  • Kenapa konsumen tidak tertarik dengan promosi yang dilakukan?
  • Apa kelemahan yang ada di dalam diri?
  • Kelemahan strategi marketing yang sedang diterapkan saat ini.
  • Kenapa toko sepi pengunjung?
  • Kekurangan modal usaha atau cash flow kurang lancar.
  • Lokasi bisnis kurang strategis dan staf penjualan tidak kompeten.
  • Belum menerapkan digital marketing untuk menjangkau pasar yang lebih luas.

3. Opportunity atau Peluang

Temukan berbagai faktor eksternal yang sebenarnya merupakan kesempatan untuk mengembangkan bisnis atau mengembangkan keterampilan diri. Catat semuanya, lalu kelompokkan agar kamu lebih mudah melakukan analisis. Misalnya:

  • Apakah saya memiliki dokumen yang mendukung keterampilan atau keahlian yang saya miliki (sertifikat, ijazah, tanda peserta pelatihan, dan sebagainya)?
  • Apakah saya memiliki perangkat pendukung dalam bekerja, dan apakah saya bisa menggunakan perangkat tersebut dengan baik?
  • Bagaimana lokasi usaha dan apakah bisa dijangkau pelanggan dengan mudah?
  • Tren apa yang sedang berlangsung dalam masyarakat dan apakah bisnis bisa mengikutinya?
  • Adakah dukungan investor atau pemerintah dalam pengembangan bisnis?

4. Threats atau Ancaman

Faktor eksternal yang juga patut kamu waspadai adalah kemungkinan munculnya ancaman. Maka untuk bisa mengantisipasinya, kamu harus mendata terlebih dahulu, ancaman apa saja yang saat ini sedang kamu hadapi?

  • Ketidakmampuan atau keahlian yang tidak dimiliki sehingga sulit bersaing dengan kompetitor. 
  • Tren yang terlewatkan dan bisnis tidak bisa mengikuti tren tersebut.
  • Bagaimana gerak kompetitor yang membuat mereka lebih kuat?
  • Persaingan pencari kerja yang tinggi sementara ketersediaan peluang kerja sangat sedikit.
  • Peristiwa politik, ancaman resesi, perang dunia.
  • Dunia politik yang tidak stabil dan mengganggu stabilitas ekonomi.
  • Teknologi apa yang saat ini sudah diimplementasi dalam bisnis dan bagaimana hasilnya?
  • Perubahan dunia dan perkembangan teknologi yang sangat cepat sehingga bisnis kesulitan memanfaatkan teknologi.

Nah, setelah mengetahui analisis SWOT secara umum. Kamu bisa mencoba untuk membuat analisis SWOT untuk diri sendiri.

Buat kamu yang sedang meniti karir, mengetahui kekuatan yang bisa dimaksimalkan, kelemahan yang kamu miliki, serta peluang bisa dioptimalkan sangatlah penting. Pelajari selengkapnya di artikel berikut: Cara Membuat Analisis SWOT Diri Sendiri dan Contohnya